Avenants aux commandes : comment administrer les avenants d’une façon efficiente ?

Résumé En Fr

During my alternative time within the Procurement department of Alstom Power Steam, I was given the task to manage a sourcing portfolio including a number of different specifications. Main orders having been mostly already negotiated and confirmed, my main task became dealing with amendments to order. Already in my discovery report did I wonder about the high numbers of amendments, their origin, background and reasons? When suggesting this could be an interesting theme for my end of study Memoir, my manager indicated that to his knowledge no study had been achieved on the matter before. The first aim for this report would then be to obtain a thorough description of the existing situation: 1) How many amendments for each project and spec? 2) What extra spend did those represent, and what was the administrative costs attached to proceeding them? 3) Where were they originated, and with what reason? 4) How were they looked upon and considered within the Procurement department, engineering or Quality? Thanks to the analysis made and internal interviews I was able to elaborate an answer to this first question: amendments should globally be considered as negative for the organization except for a few specific cases. However the positive side never covers the risks related to a greater number of amendments, and it becomes essential to improve their daily management. This first answer brings us to our next point: How to improve the management of amendments in a most efficient manner? After having introduced ALSTOM and its different parts, the background of my mission, I will develop within this document what has been my logic and rationale to better cope with some of the questions concerning Procurement Management.

Dans le cadre de mon alternance au sein du service « Procurement » d’Alstom Power Steam, je me suis vu confier la gestion d’un portefeuille achats comportant plusieurs spécifications différentes. Les commandes principales étant pour la plupart déjà négociées et signées, je me suis principalement occupé des avenants aux contrats. C’est dans un rapport d’étonnement que je me suis alors posé la question du nombre important d’avenants, de leurs origines et de leurs causes. En proposant ce sujet de mémoire, mon responsable m’a alors indiqué qu’à sa connaissance aucune étude n’avait été menée sur cette problématique. Le premier objectif de ce mémoire serait donc de réaliser un état des lieux de l’existant : 1) Combien d’avenants créés par projets et par spécifications ? 2) Dépenses liées aux avenants, leurs coûts administratifs ; 3) Quelles provenances exactes, quelles causes ? 4) Quel regard est porté sur les avenants, comment sont-ils considérés par le service achats, les ingénieurs, les qualiticiens, etc. J’ai ensuite souhaité comparer les données sur trois projets différents afin de voir si certaines spécifications pouvaient être plus génératrices d’avenants que d’autres et quelles en seraient les raisons éventuelles. Enfin et pour poser et répondre à ma première problématique, j’ai cherché (grâce à des entretiens réalisés en interne) à définir si les avenants étaient à considérer comme néfastes ou bénéfiques pour l’entreprise. Grâce à l’analyse des études menées sur les projets et les entretiens internes, j’ai pu apporter une réponse à cette première problématique : les avenants sont globalement néfastes pour l’organisation mais peuvent être bénéfiques dans certains cas spécifiques. Cependant, le côté positif ne couvre pas le risque lié à l’utilisation d’un trop grand nombre d’avenants et il est important de mieux les gérer dans l’organisation. Cette réponse m’a permis d’ouvrir ma recherche sur une seconde problématique : comment administrer les avenants d’une façon plus efficiente ? Après avoir présenté dans un premier temps l’entreprise Alstom, ses différentes composantes et le contexte de la mission, je vais tenter dans ce mémoire d’expliquer quelle a été ma démarche et ma logique pour répondre au mieux à certaines problématiques du service achat.