Le projet 1142 : mise en place de nouveaux espaces numériques de travail à l’Université de Montréal

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C’est avec le slogan « Votre espace numérique de travail passe à une nouvelle ère ! » que le projet 1142 intitulé « Service de répertoire individuel et de partage de fichiers » de l’Université de Montréal (UdeM) a été lancé officiellement le 4 avril 2017. Instauré par les Technologies de l’information (TI) et réalisé en collaboration avec la Division de la gestion de documents et des archives (DGDA) de l’UdeM, il vise un double objectif : d’une part, offrir de nouveaux espaces numériques de travail conviviaux et performants au personnel (l’espace unité DocUM et l’espace utilisateur OneDrive Entreprise) et d’autre part, structurer l’espace unité DocUM afin d’en faciliter la gestion au moyen du Système officiel de classification (SOC). Cet article présente les différentes étapes de réalisation de ce projet ainsi que les nombreux défis qui ont dû être relevés pour apporter des solutions aux problèmes liés à la gestion des données non structurées de l’UdeM.

With the slogan “Your digital work space is moving into a new era!”, project 1142, entitled “Individual Repertory Service and Sharing of Files” of the University of Montreal, was launched on April 4, 2017. It was established by the Information Technologies division and undertaken in collaboration with the Records Management and Archives Division (DGDA) of the University, with a double aim: on the one hand, to offer convivial new and efficient digital work spaces to personnel (the DocUM unit and the user space OneDrive Enterprise) and, on the other hand, to structure the DocUM unit space with the objective of facilitating management by means of the Official Classification System. This article discusses the different stages in the realization of the project and the numerous challenges that had to be overcome to discover solutions to the problems related to the management of unstructured University of Montreal data.