Le pré-archivage au ministère des Affaires étrangères : le système des centres d'archives et de documentation

Résumé De En Fr

Christine Fournié-Martinez, Die «vorarchivistiche » Behandlung der Akten im franzPosischen Aussenministerium : das System der Archiv-und Dokumentationszentren. Die Kontrolle des Schriftguts von Registratur und Zwischenarchiv im französischen Aussenministerium spielt sich hauptsâchlich in den «Archiv-und Dokumentationszentren » ab, welche 1984 die Kanzleien (bureaux d'ordre ) ablosten. Diese Zentren verzeichnen die Korrespondenz, teilen der Abteilung die Signierung im Aktenlan zu, betreuen die Verteilung sowie die Kontrolle der Rückkehr des Schriftguts, wie auch dessen Aktenablage, die Recherchen für die Redakteure, und schliesslich die Abgabe ans Archiv. Die Archivabteilung ihrerseits ist zuständig für die Ausbildung des Personals der Zentren, die Supervision der Aktenpläne, und der Umstrukturierungsmissionen in den Zentren. Auf diese Weise stellen die Archiv-und Dokumentationszentren ein privilegiertes Werkzeug der Registratur und Zwis-chenarchivverwaltung und auf diese Weise das wichtigste Verbindungselement zwischen den Behörden und historischer Forschung dar.

Christine Fournié-Martinez, Intermediate storage at the French Ministry of Foreign Affairs : the network of " archives and documentation centers". The control of current and semi-current records at the Ministry of Foreign Affairs is mainly ensured in the " archives and documentation enters ", which replaced the traditional registries in 1984. These centers perform mail registration, its numbering in the fïling system, its circulation, control of the documents' return, and their arrangement in the proper files, research for the diplomats and eventual transfer to the archives' departement. The archives' department trains the staff of these centers, controls the preparation of the fïling systems and regularly sends missions to reorganize the centers. This form of organization places the " archives and documentation center " as a privileged instrument for the management of current and semi-current records and as a mediating tool between the worlds of administration and of historical research.

Le contrôle des archives courantes et intermédiaires au ministère des Affaires étrangères s'exerce en priorité dans les «centres d'archives et de documentation » qui ont succédé en 1984 aux «bureaux d'ordre ». Ces centres assurent l'enregistrement du courrier, sa cotation dans le plan de classement du service, sa diffusion, le contrôle du retour des documents et le classement de ceux-ci dans les dossiers, les recherches pour les rédacteurs et le versement au service des archives. Le service des archives, quant à lui, assure la formation du personnel de ces centres, le contrôle de l'élaboration des plans de classement et des missions de réorganisation de ces centres. Cette organisation fait du centre d'archives et de documentation un outil privilégié de gestion des archives courantes et intermédiaires, élément de transition entre l'administration et la recherche historique.