Le kit RM

Résumé Fr

Le kit RM. Pour aider les services municipaux à gérer leurs documents papier et électroniques, la Ville d’Antibes s’est engagée en 2013 dans une démarche de records management (RM). Dans un contexte de forte production documentaire, notamment numérique, elle vise à favoriser l’accessibilité aux informations, et à garantir fiabilité, intégrité et pérennité, tout en évitant de complexifier les procédures. Le «kit RM » , créé dans cette optique, réunit les huit conditions requises pour une gestion documentaire optimisée, ainsi que les outils correspondants (fiches pratiques, formation, présentation de bonnes pratiques ou encore tableau de gestion). À la clé, un label RM interne est remis aux services afin de reconnaître et de valoriser le travail accompli. Depuis l’origine du projet, les copilotes de la démarche ont veillé à communiquer, informer, former et accompagner au changement les collaborateurs, en utilisant les moyens de communication interne (intranet, bulletin interne, présentation en personne), et en créant des supports de communication innovants, voire décalés (RM-紙 et vidéos). Que ce soit au niveau de la phase de l’enquête préliminaire ou du déploiement des outils, la démarche de RM permet de (mieux) connaître les missions exercées, les documents produits et les collaborateurs eux-mêmes. Une occasion parfaite de valoriser le travail de chacun dans la collectivité et de mettre en lumière le rôle de l’archiviste.