Archivage électronique et analyse de risque : les nouveaux défis de l’archiviste

Résumé Fr En

L’ère du numérique a causé de profondes transformations à la discipline archivistique. De nouveaux enjeux font ainsi surface. C’est notamment le cas de la notion de risque, qui doit invariablement être prise en compte lors de la définition des besoins dans un organisme.Dans leur article, Belin et Rietsch font d’abord référence à l’évolution du numérique. Depuis quinze ans, l’arrivée du numérique apporte, certes, beaucoup d’avantages au travail des archivistes, mais aussi tout un lot de nouvelles problématiques. En effet, réussir à assurer l’intégrité d’un document numérique, sa provenance, sa confidentialité, son accès ou sa préservation à long terme, sont tous des défis qui nous rappellent que cette nouvelle ère est parfois fondée sur des mécanismes de fonctionnement complexes et exigeant des coûts monétaires importants.La seconde partie de l’article est dédiée à la présentation d’un cas concret : le succès de la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) régional mutualisé au sein du syndicat mixte de coopération territoriale Mégalis Bretagne, en France. Le succès de cette opération repose principalement sur l’aspect de mutualisation des moyens, c’est-à-dire la mise commun d’un système détenant plusieurs infrastructures techniques. Ce type de système permet d’assurer l’optimisation des ressources disponibles et les risques sont ainsi partagés. Une politique d’archivage bien réfléchie est absolument nécessaire avant la mise en place d’un tel système. L’exemple du système de Mégalis Bretagne illustre bien l’association d’un projet d’archivage numérique et l’analyse du risque.

The digital era has caused tremendous transformation in the discipline of archival science. New issues are surfacing. This is particularly true with respect to the notion of risk, which has to be taken into account in defining the needs of an organization.In this article, Belin and Rietsch discuss the evolution of the digital in archives. Over the past fifteen years, the arrival of digital has certainly brought many advantages to the work of archivists, but it has also introduced a cluster of new problem areas. In fact, success in assuring the integrity of a digital document, its provenance, its confidentiality, and its long-term accessibility are all challenges that make us recall that the new era is sometimes based on complex functional mechanisms with significant costs.The second part of the article is dedicated to the presentation of an actual case : the successful installation of a shared regional electronic archiving system for the mixed territorial cooperative union Mégalis Bretagne, in France. The success of the operation is primarily due to the sharing of means, that is, the shared use of a system that has several technical infrastructures. This kind of system means that one can assure the optimization of available resources and the sharing of risks. An archival policy that is well thought out is absolutely necessary before putting such a system in place. The example of the Mégalis Bretagne system serves as a good illustration of a digital archival project and an analysis of risk.