Les outils de l’archiviste pour documenter l’activité : l’exemple de l’action sociale communale rouennaise

Résumé 0

Ma trop modeste expérience de la description archivistique, à l’issue du master 1, nécessitait d’approfondir cette pratique. Classer les archives patrimoniales du bureau de bienfaisance et réaliser un instrument de recherche répondent pleinement à ce besoin. Je consolide ainsi mes acquis pour maîtriser une compétence fondamentale et adaptée aux besoins dans les différents services. D’autre part, je désirais explorer plus avant et mettre en pratique la méthodologie du records management. La cheffe du Service Archives et documentation (SAD), partageant cette volonté, m’a proposé de décrire les processus métiers d’un service du centre communal d’action sociale (CCAS), contribuant ainsi au projet d’urbanisation des systèmes d’information (SI) des services municipaux, engagé par la DSI et dans lequel la fonction Archives est impliquée. D’un point de vue archivistique, ce travail doit permettre de réviser le tableau de gestion d’un service. En 2020, aucune vision globale du SI n’est possible, aucun référentiel unique n’existe, l’information reste individualisée autour des personnes en charge du sujet, des outils multiples sont utilisés, ce qui a pour conséquence une connaissance parcellaire, mal documentée ou non transmise. Par ailleurs, la pérennité desdonnées n’est pas garantie, l’archivage légal des données est mal connu ou non anticipé. Enfin, il existe peu ou pas de documentation sur les métiers et processus nécessaires aux activités. Différents enjeux ont été identifiés auprès de la Direction Générale des Services (DGS), la DSI et les équipes opérationnelles.Deux d’entre eux sont portés par des obligations réglementaires: l’identification exhaustive des traitements soumis au RGPD ainsi que la maîtrise du cycle de vie de la production documentaire. Pour faire face à ces enjeux, la DSI s’est notamment fixée comme objectifs, à moyen et long terme,d’identifier les données et de cartographier les processus métier de la collectivité territoriale.Chacun des services municipaux produit et applique des processus de travail qui constituent ses activités et génère des documents issus de ses processus de travail. Pour les connaître, la DSI s’appuie sur l’approche processus qui nécessite une identification systématique de l’ensemble des activités en interaction utilisant des éléments d'entrée (par exemple la demande d’un habitant pour un logement social) pour produire un résultat escompté(l’attribution du logement).