Open the access to the last publications of its establishment with HAL: Feedback on the implementation of an import project at the University of Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines Ouvrir l’accès aux dernières publications de son établissement avec HAL: Retour d’expérience sur la mise en place d’un chantier d’import effectué à l’université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines En Fr

Résumé En Fr

This article presents a service that allows to increase the scientific publications of a university in open access by using the HAL open archive. It is both a technical solution and the organization of a team work within a common service of documentation. Technically, the metadata of Scopus are enriched and put in HAL then, after a manual enrichment, emails inciting to deposit are sent. Initiated at the beginning of the COVID crisis, this work is realized by a team of 6 agents who treat every month about a hundred publications. The technical solution is based on a Python code, which has been revised so that other institutions can replicate it: it is available on the Github platform and can be executed without any programming knowledge. This article describes the overall processing, the teamwork, the skills mobilized and then, after 10 months of activity, gives an assessment of this new service.

Cet article présente un service qui permet d’augmenter les publications scientifiques d’une université en accès ouvert en utilisant l’archive ouverte HAL. Il s’agit à la fois d’une solution technique et de l’organisation d’un travail en équipe réalisé au sein d’un service commun de la documentation. Techniquement, les métadonnées de Scopus sont enrichies et versées dans HAL puis, après un enrichissement manuel, des emails incitant au dépôt sont envoyés. Initié au début de la crise COVID ce chantier est réalisé par une équipe de 6 agents qui traitent chaque mois une centaine de publications. La solution technique repose sur un code Python, qui a été revu afin que d’autres établissements puissent le répliquer : il est mis à disposition sur la plateforme Github et surtout exécutable sans connaissance en programmation. Le présent article décrit globalement les traitements effectués, le travail en équipe, les compétences mobilisées puis, après 10 mois d’activité, dresse un bilan de ce nouveau service.