Procédure d’élimination des dossiers médicaux

Résumé Fr En

Les durées de conservation des dossiers médicaux ont été redéfinies dans le code de santé publique modifié par le décret 2006-6. Les établissements de santé confrontés à l’obligation d’optimiser la gestion de leurs espaces de stockage ont dû s’y adapter. Les auteurs présentent dans cet article la procédure en cours dans leur établissement.Les dossiers médicaux sont gérés par spécialité aux Archives centrales ou chez un hébergeur agréé. Leur élimination annuelle est précédée d’une réactualisation de l’ensemble du dossier. Des durées de conservation plus longues sont définies pour des pathologies particulières. Un échantillonnage est effectué pour conservation historique.En 2015, 12 800 dossiers gérés en centralisé ont été détruits soit 233 mètres linéaires. Ceci représente 57 % du potentiel destructible, 20 % des dossiers sont réactualisés et 22 % des dossiers sont conservés plus longtemps. Néanmoins la place libérée ne permet pas d’assurer l’accroissement linéaire annuel.La réactualisation des dossiers multi-spécialités ou externalisés et la gestion des cas particuliers (donneurs décédés, accouchements sous X, dossiers de génétique) induisent des coûts supplémentaires pouvant constituer un frein à l’élimination.La destruction des dossiers informatisés sera à prévoir. Les éditeurs n’ont pas inclus pour le moment le cycle de vie complet du dossier. Il est à noter que le patient dispose d’un droit à l’oubli au-delà des durées légales de conservation.

Elimination procedure of medical recordsThe French 2006-6 edict established new rules concerning duration of medical records retention. Hospitals have to optimize their storage space. This article presents the current procedure of medical files elimination in their hospital.Medical files are managed at hospital central Archives at an authorized host site. They are classified by medical discipline. So updating duration of retention is necessary before eliminating files. Longer durations are defined for particular diseases. A sample is taken for historic preservation.In 2015, 12 800 records were destroyed (233 linear meters). This represents 57% of potential destructible records, 20% of files are updated and 22% of files are kept longer. However the released place do not ensure the annual linear increase.The updating of multi-specialty or outsourced records and management of special cases (deceased donors, deliveries under X, genetic records) induce additional costs that may limit the elimination.The destruction of computerized medical records will be anticipated. The editors have not included yet the full lifecycle of the records.